Os arquivos do Word tendem a ser bem pequenos em comparação com seus equivalentes multimídia, mas quando ficam grandes, tornam-se um incômodo para as pessoas fazerem o download e podem desperdiçar largura de banda se você os hospedar em seu próprio site. Os maiores contribuintes para o aumento do tamanho do arquivo em um documento do Word são objetos incorporados - arquivos separados que você insere em um documento do Word por conveniência ou funcionalidade extra - e gráficos. Mantenha seus objetos e gráficos incorporados sob controle e você pode facilmente reduzir seu documento a um tamanho razoável.
Removendo e substituindo objetos incorporados
Os objetos incorporados incluem qualquer tipo de arquivo externo que o Word seja capaz de conter em seu documento, como planilhas, arquivos PDF, diagramas avançados e equações matemáticas. Quanto mais desses objetos incorporados você puder remover de seu documento, mais você poderá redimensionar seu arquivo para algo mais gerenciável. Talvez você possa remover alguns desses objetos completamente; outros talvez você possa substituir. Se você tiver um objeto incorporado cuja função é estritamente visual, como um diagrama ou uma equação matemática, você pode fazer uma captura de tela do conteúdo usando o botão "Print Screen" ou "Prt Sc" no teclado e depois colar a captura de tela em qualquer editor de imagens -- como o Paint, que vem com o Windows. A partir daí, você pode cortar a captura de tela e salvá-la como uma imagem e, em seguida, inserir a imagem em seu documento do Word no lugar do objeto incorporado original, potencialmente economizando muito espaço.
Como compactar gráficos
Para compactar gráficos no Word 2013, clique em uma das imagens em seu documento. O menu Ferramentas de Imagem aparecerá na Faixa de Opções. Clique em "Formatar", escolha "Compactar imagens" e clique em "E-mail" para ser a saída de destino. Observe que, se você desmarcar "Aplicar somente a esta imagem", o Word compactará todos os gráficos do documento - uma boa maneira de economizar tempo fazendo tudo de uma vez. Dependendo do número e da qualidade da imagem dos gráficos em seu documento, a compactação de gráficos pode reduzir um arquivo de vários megabytes para algumas centenas de kilobytes.
