Você pode integrar a metodologia Getting Things Done de David Allen com o Microsoft Outlook 2013 usando categorias, sinalizadores de acompanhamento e prioridades. Embora você possa configurar manualmente o Outlook em seu PC para implementar a metodologia GTD, vários suplementos do Outlook oferecem ferramentas avançadas de integração GTD. Você pode criar tarefas diretamente de seus outros itens do Outlook, como email e compromissos, e atribuí-los a projetos e listas de ações para ajudá-lo a processar sua caixa de entrada com mais eficiência.
Configurando manualmente o Outlook para GTD
Etapa 1
Insira cada um de seus projetos no Outlook como categorias para que você possa associar itens a projetos específicos. Clique com o botão direito do mouse em um e-mail, compromisso ou tarefa, clique em "Categorizar" e depois em "Todas as categorias". Clique no botão "Novo...". Adicione o nome de cada projeto e atribua uma cor.
Etapa 2
Converta outros itens do Outlook em tarefas à medida que chamam a sua atenção. Por exemplo, você pode converter uma mensagem de email em uma tarefa. Arraste e solte um compromisso, mensagem de correio, contato ou uma nota sobre "Tarefas" no painel de navegação para criar automaticamente uma nova tarefa a partir do conteúdo do item.
Etapa 3
Atribua sinalizadores e prioridades às suas tarefas. Abra uma tarefa e clique nos comandos no grupo Acompanhamento da faixa de opções Home em Tarefas para adicionar um sinalizador. Clique no botão "Prioridade" no grupo Tags para marcar um item como "Alta Importância". Você pode usar este indicador para marcar seus itens de ação seguindo a metodologia GTD.
Etapa 4
Visualize sua lista de tarefas por projeto, data ou importância. Clique em "Tarefas" no painel de navegação. Clique na guia "Visualizar". Selecione uma das opções de visualização disponíveis na caixa suspensa no grupo Arranjo. Por exemplo, selecione "Categorias" para organizar suas tarefas por projetos, "Data de início" ou "Data de vencimento" para organizar suas tarefas por data ou "Prioridade" para organizar suas tarefas por prioridade.
Usando o suplemento NetCentrics GTD Outlook
Etapa 1
Baixe e instale a avaliação gratuita do Add-in do Outlook Getting Things Done da NetCentrics. Este suplemento foi projetado para simplificar sua capacidade de processar itens do Outlook seguindo a metodologia de David Allen.
Etapa 2
Selecione uma das principais ações na barra de ferramentas do NetCentrics para processar seus itens do Outlook em tarefas. Por exemplo, selecione uma dessas ações no grupo Getting Things Done da faixa Home:"Ação", "Próxima Ação", "Delegar", "Adiar" ou "Algum dia". Quando você seleciona um desses comandos de um item de correio, uma tarefa é arquivada em sua respectiva pasta e a ação é atribuída à tarefa.
Etapa 3
Gerencie todos os seus projetos em andamento usando o Project Central. Clique no botão "Project Central" no grupo Getting Things Done da faixa Home. Você pode usar esta janela para ajudá-lo a organizar tarefas em projetos específicos.
Etapa 4
Gerar um relatório de projeto. Clique no botão de menu "Projeto" no Project Central e, em seguida, clique em "Criar relatório… ." Selecione as opções para incluir em seu relatório. Por exemplo, selecione "Data de vencimento" na lista suspensa Classificar tarefas por. Clique em "OK" para gerar seu relatório. Clique no botão Imprimir para imprimir seu relatório - ele é rotulado com um ícone semelhante a uma impressora.
Usando o suplemento TaskCracker para Outlook
Etapa 1
Baixe e instale a avaliação gratuita de 30 dias do TaskCracker para Outlook. O TaskCracker ajuda você a organizar seus itens do Outlook usando uma representação visual de suas tarefas e projetos com uma interface de arrastar e soltar.
Etapa 2
Clique no comando "Abrir TaskCracker" no grupo Abrir da faixa de opções TaskCracker. Como alternativa, você pode clicar em "TaskCracker" na parte inferior do painel Pastas à esquerda.
Etapa 3
Organize suas tarefas com base na prioridade. Clique em uma tarefa, arraste-a para outro quadrante dentro da tela do TaskCracker e solte-a para atribuir a tarefa a essa prioridade. Você pode usar esse método para atribuir ações rapidamente à sua lista de tarefas sem precisar abrir cada tarefa individual.
