Em um escritório movimentado com várias salas de conferência, pode ser difícil acompanhar quais salas de conferência estão em uso e em quais horários. O calendário no Microsoft Outlook pode ser usado para agendar suas reuniões, compromissos e eventos e também pode ser usado para eventos em todo o escritório, como o agendamento de salas de conferência. Você pode configurar um calendário para agendar todas as salas de conferência, para que a equipe possa ver facilmente a disponibilidade da sala de conferência a qualquer hora e data.
Etapa 1
Abra o Microsoft Outlook. Clique em "Calendário" no painel Favoritos. Botão direito do mouse em “Calendário” e selecione “Novo Calendário”. Digite um nome para o novo calendário, como "Agenda da Sala de Conferência".
Etapa 2
Clique em "Schedule View" na interface da faixa de opções. Botão direito do mouse no calendário e selecione “Novo compromisso”.
Etapa 3
Clique em “Categorizar” na faixa de opções e selecione “Todas as categorias”. Realce uma categoria de cor e clique em “Renomear”. Digite um nome para a categoria, como "Sala de Conferência 1" ou "Sala de Conferência do Lobby". Renomeie categorias de cores adicionais, uma para cada sala de conferência. Clique OK."
Etapa 4
Insira um título de reunião ou evento na caixa de texto Assunto. Digite o nome ou número da sala de conferência na caixa de texto Local. Insira o dia e a hora de início para uso da sala de conferência e a hora de uso final. Se uma sala de conferência for necessária por vários dias, você também poderá alterar a data de término.
Etapa 5
Insira os detalhes da reunião agendada na sala de conferência na janela principal. Você pode incluir uma descrição da reunião e uma lista dos participantes.
Etapa 6
Clique em "Categoria" na faixa de opções e clique na sala de conferência onde a reunião será realizada. Essa cor codifica a reunião no calendário e diferencia facilmente entre várias salas de conferência em uso ao mesmo tempo.
Etapa 7
Clique em "Salvar e Fechar" para fechar o evento da sala de conferência e retornar ao calendário.
