O Microsoft Access possui muitas ferramentas internas para personalizar seus relatórios e aumentar sua usabilidade. Em vez de adicionar valores manualmente em seu relatório, o Access calcula os totais e subtotais dos grupos. Os valores serão atualizados automaticamente sempre que você adicionar, remover ou modificar registros do seu relatório. Você não precisará gastar tempo organizando, classificando ou recalculando seus campos. Depois de configurar seus totais e subtotais, tudo o que você precisa fazer é imprimir o relatório e apresentar suas informações.
Etapa 1
Abra seu relatório em "Design View" clicando com o botão direito do mouse no título no "Painel de Navegação" e selecionando "Design View". Este modo permite que você faça alterações no conteúdo, estrutura e aparência do seu relatório. Clique no botão "Agrupar e Classificar" na guia "Design" da faixa de opções na parte superior da página para fazer alterações na organização do seu relatório.
Etapa 2
Clique em "Adicionar um grupo" para agrupar seus registros por determinados campos. Selecione o campo que determinará seu subtotal na caixa suspensa ao lado de "Grupo ativado". Clique no botão "Mais" para selecionar opções adicionais.
Etapa 3
Clique em "sem totais" e marque as caixas de seleção que determinam a localização de seus subtotais. Selecione "Mostrar Total Geral" para criar uma expressão de totais para todo o relatório. Selecione "Mostrar Subtotal no Cabeçalho do Grupo" ou "Mostrar Subtotal no Rodapé do Grupo" para colocar a expressão do subtotal no seu relatório.
Etapa 4
Clique na caixa suspensa "Total em" para selecionar o campo que contém os números para o seu total. Em "Tipo", selecione se deseja contar o número de registros ou os valores desse campo. Salve seu relatório e alterne para "Exibição de relatório" na guia "Exibir" na faixa de opções para revisar as alterações.
Dica
Você pode classificar seus subgrupos selecionando "Adicionar uma classificação" abaixo do cabeçalho do grupo nas opções "Agrupar e classificar".
