O modo compartilhado no Excel 2007, 2010 e 2013 rastreia todas as alterações feitas em uma pasta de trabalho e permite que até 256 usuários em uma rede colaborem simultaneamente. Sem o modo compartilhado, qualquer usuário que acessar um arquivo após o primeiro usuário pode abri-lo apenas no modo somente leitura. No entanto, compartilhar uma pasta de trabalho limita severamente os recursos disponíveis do Excel, portanto, desative-o na guia Revisão para recuperar a funcionalidade quando você for a única pessoa usando um arquivo.
Ativar ou desativar o modo compartilhado
Para alternar o modo compartilhado, clique em "Compartilhar pasta de trabalho" e marque ou desmarque a caixa "Permitir alterações..." na guia Edição. Como alternativa, remova um usuário específico de uma pasta de trabalho compartilhada selecionando um usuário na guia Edição e pressionando "Remover usuário". Desabilitar o modo compartilhado causa várias alterações imediatas em uma pasta de trabalho, portanto, antes de desativá-la, verifique os efeitos para garantir que você esteja pronto para encerrar o compartilhamento.
Efeitos da desativação do modo compartilhado
Assim que você desativa o compartilhamento, todos os outros usuários perdem a capacidade de salvar as alterações, mesmo que ainda estejam trabalhando ativamente em um arquivo. A desativação do compartilhamento também apaga o histórico de alterações, que mantém um registro de cada modificação. Para manter esse histórico, pressione "Rastrear alterações" na guia Revisão e escolha "Destacar alterações". Defina a opção "Quando" para "Todos" e marque "Lista de alterações em uma nova planilha". Abra a nova planilha de histórico, selecione toda a lista de alterações, copie-a pressionando “Ctrl-C”, inicie uma nova pasta de trabalho e cole a lista pressionando “Ctrl-V”. Como alternativa, salve uma segunda cópia da sua pasta de trabalho e desative o compartilhamento em apenas uma versão. Esse método garante que você retenha a lista de alterações e uma cópia do livro em que o conteúdo corresponda a essas alterações.
Desvantagens do modo compartilhado
Apesar dos benefícios do modo compartilhado, habilitar o recurso impede que você e todos os outros usuários acessem vários recursos básicos no Excel. Por exemplo, você não pode mesclar ou dividir células, criar tabelas, excluir planilhas ou inserir objetos como imagens. O Excel desativa as opções indisponíveis no modo compartilhado, incluindo quase toda a guia Inserir. Ao desativar o modo compartilhado, você recupera o acesso a todos esses recursos. Como solução alternativa, se você precisar desses recursos, mas tiver vários colaboradores,
pode ainda editar uma pasta de trabalho em vários computadores, mesmo sem o modo compartilhado - mas não simultaneamente.
Mover para trás e para frente
Se você precisar do modo compartilhado e dos recursos desabilitados pelo modo compartilhado, mas não estiver preocupado em rastrear o histórico de alterações, ative e desative o compartilhamento conforme necessário. A maioria dos recursos desabilitados pelo modo compartilhado funcionam bem desde que existam no arquivo antes do compartilhamento - você simplesmente não pode alterá-los com ele ativado. Por exemplo, para adicionar uma imagem, desative o compartilhamento, insira a imagem e reative o compartilhamento. Uma limitação importante:você não pode compartilhar uma pasta de trabalho contendo uma tabela. Para remover uma tabela sem perder dados, clique com o botão direito do mouse na tabela, escolha "Tabela" e clique em "Converter em intervalo".
