Em algumas circunstâncias — como quando você está fora do escritório, mas precisa verificar seu e-mail, ou quando está fazendo malabarismos com várias contas de e-mail — o Microsoft Outlook usa um conjunto de comandos chamados regras para encaminhar ou redirecionar mensagens recebidas automaticamente. O encaminhamento e o redirecionamento de e-mail também podem ser aplicados a mensagens únicas sem criar uma regra.
Regras
O Outlook usa comandos de programa, conhecidos como regras ou filtros, para ajudar a gerenciar emails, organizar mensagens e permanecer na tarefa. O Assistente de Regras e Alertas interno permite que os usuários especifiquem as condições nas quais o Outlook executará automaticamente uma ou mais ações ou tarefas. As regras populares incluem mover mensagens de uma determinada pessoa para uma pasta designada, sinalizar mensagens de um determinado remetente para acompanhamento e enviar um alerta móvel ao receber um e-mail contendo determinadas palavras. Entre as regras criadas pelo usuário estão comandos para encaminhar e redirecionar automaticamente as mensagens recebidas.
Encaminhando
Quando o email é encaminhado, um "FW:" aparece no início da linha de assunto e, por padrão, o corpo do email contém a mensagem original e os detalhes do histórico da mensagem. A mensagem original permanece em sua caixa de entrada ou na pasta designada. Crie uma regra para encaminhar automaticamente mensagens de ou para uma conta específica se determinadas informações forem compartilhadas regularmente com colegas de trabalho ou outras partes e você desejar informar que faz parte do histórico de mensagens. Por exemplo, um assistente encarregado de coordenar reuniões semanais de almoço pode definir uma regra para encaminhar automaticamente e-mails do fornecedor da empresa contendo a palavra "fatura" para o departamento de contabilidade.
Redirecionando
Uma mensagem é frequentemente redirecionada quando é recebida com erro. A principal diferença entre o encaminhamento e o redirecionamento é que, enquanto o encaminhamento faz alterações automaticamente no seu e-mail e inclui detalhes sobre o histórico da mensagem, o redirecionamento envia discretamente o e-mail para a parte pretendida em seu estado originalmente escrito, fazendo com que pareça ter sido recebido diretamente de o remetente original. Este é um recurso útil se a parte pretendida não precisar saber que você recebeu o e-mail. Para seus registros, o redirecionamento também deixa uma cópia da mensagem em sua caixa de entrada ou na pasta designada. Defina uma regra para redirecionar e-mails automaticamente se você precisar redirecionar mensagens regularmente para outras partes. Por exemplo, um graduado da faculdade, que ainda recebe mensagens enviadas para a conta de e-mail de sua escola, pode definir uma regra para redirecionar e-mails automaticamente para um novo endereço de e-mail.
Considerações
Às vezes, os remetentes usam o Gerenciamento de Direitos de Informação, uma opção da Microsoft que coloca permissões em mensagens de email, impedindo que os destinatários encaminhem, redirecionem ou compartilhem a mensagem de outras maneiras. Nesses casos, é uma prática recomendada notificar o remetente de que você não é o destinatário pretendido, caso tenha recebido o e-mail por engano. O remetente pode remover ou alterar as permissões ou pode reenviar a mensagem por conta própria. Além disso, para aqueles que encaminham uma mensagem, especialmente se o e-mail contiver dados confidenciais, redirecionar o e-mail para um endereço fora da rede da sua empresa pode violar as políticas internas e as leis de privacidade.
