As etiquetas Avery são um produto de escritório padrão bem conhecido e as etiquetas 5160 (entre outros tamanhos) são compatíveis com os produtos Microsoft. Você pode imprimir etiquetas Avery do Excel, mas o processo exige uma mala direta para categorizar os campos de etiqueta e importá-los para um formato de etiqueta.
Durante o processo de mala direta, você configura colunas de dados no Excel e, em seguida, as compara com os campos de formatação no Microsoft Word. O processo não é complicado, mas requer tempo para configurar a formatação corretamente. Grandes listas de contatos ou outras formas de dados no Excel também exigem mais tempo para serem concluídas.
A alternativa para usar o Excel com o Word é digitar manualmente cada etiqueta ou executar uma mala direta por meio de outro programa compatível, como o Microsoft Outlook. A opção do Microsoft Outlook só é atraente se você já usa o serviço como gerenciador de e-mail.
As etiquetas Avery são padrão na formatação de etiquetas do Microsoft Word e o tamanho já está armazenado em uma predefinição, tornando-as uma excelente opção para o processo de etiquetagem. Outras marcas e layouts de etiquetas comuns também são armazenados na formatação de etiquetas da Microsoft.
Maneiras de usar o Excel para rótulos
Antes de entrar no Excel e usar o programa para hospedar seus dados, considere se o Excel é o melhor uso para sua situação específica. Se você estiver fazendo um pequeno número de etiquetas – menos de 100 com informações mínimas, por exemplo – digitar as informações diretamente em um documento do Word formatado por etiqueta é uma opção melhor. Isso é especialmente verdadeiro para uma lista de uso único.
O Excel é ideal para hospedar uma grande quantidade de informações como uma lista de contatos com nome, endereço e outras informações para centenas ou até milhares de pessoas. Listas que estão em constante crescimento e evolução são fáceis de gerenciar no Excel.
A pasta de trabalho do Excel não é uma boa opção para imprimir etiquetas para a lista gerenciada, mas a formatação facilita a movimentação dos dados para outros programas e formatos. Por exemplo, você pode carregar uma lista de contatos para um gerenciador de e-mail do Excel facilmente.
Use o Excel se as informações forem importantes e serão usadas continuamente. Caso contrário, considere digitar manualmente as informações diretamente em um documento do Word.
Formatação para imprimir etiquetas Avery
No Excel, formate os campos de rótulo usando cabeçalhos de coluna. Por exemplo, encabece cada coluna com um campo específico, como
nome ,
sobrenome ,
endereço ,
cidade ,
estado ,
CEP ,
endereço de e-mail e qualquer outra informação que você retenha sobre os contatos. A configuração de uma coluna para cada conjunto específico de dados é importante na hora de formatar os rótulos.
Cada linha corresponde a um único contato ou conjunto de dados. O uso de um cabeçalho de coluna para cada informação maximiza sua capacidade de posicionar as informações nos rótulos posteriormente, quando você usar o processo de mala direta. Neste ponto, salve a planilha do Excel e saia do programa. Em seguida, abra o Microsoft Word para executar a mala direta e, por fim, imprimir as etiquetas.
Formate as etiquetas no Word
Vá para as
Correspondências guia no novo documento do Word e selecione
Iniciar mala direta opção. Selecione
Etiquetas and click
Label Options. This is where you format the Word document for the Avery 5160 labels.
Choose continuous feed printer or page printer based on the model you use. Below the printer options are the label options. Select the drop-down menu to view the suppliers and select
Avery from this list.
Another list generates with all the Avery label styles. Click the
5160 model labels and select
OK . The Word document sizes the labels to match the exact spacing and design necessary.
Now, click
File and select the
Advanced option to connect Excel to Word. Mark the
Confirm file format conversion check box and select
OK . Return to
Mailings and click
Select Recipients to locate your Excel file. Select the file to merge the information with Word.
Format the way your data should look on the labels in the Mailings settings as well. Use the
<> styling to lay out the information. This correlates with the columns you created earlier in Excel. You can configure this information in any way you want.
An address label typically hosts the name, street address, city, state and ZIP code. You can also add a company name or any custom field as long as it exists in an Excel column. Format each column heading in the exact manner you want it to appear. This includes the spacing between words and the line on which it exists.
Adjust the font settings in this area as well. Using the default font as mapped from Excel works fine, but custom styling is an easy option for labels. Just run a print preview after merging to make sure the font and text size fit on the label.
Mail Merge Labels and Print
Now the Avery labels are formatted, and the information is connected. Click
Match Fields under
Mailings and make sure the column headings from Excel match the
<> formatting you used earlier. If everything matches, move forward. If not, use the drop-down menus to adjust until all the fields match. This maps the Excel columns to the labels.
Click
Finish and Merge under the Mailings tab to complete the process. Click
Print to send the job to your printer. Place the Avery labels in the printer tray before executing the print function.
Also, do a print preview to double-check alignment and spacing and to locate any errors. Labels and printer ink are costly, and double-checking the file ensures you do not need to print more than one time.
Microsoft Outlook Shortcut
An alternative exists to running a mail merge between Excel and Word. The Outlook option is specific to contact lists, but it offers an easy method for loading contacts from Excel into the Outlook contact manager.
If you maintain email contact with anyone on the list, this feature is especially useful. Enter Outlook and choose
Add contacts and select
From file. You can use Excel or a standard CSV file to achieve the same result. Select the file and import everything into the Outlook manager.
Now, running a mail merge in Word is a much shorter process. Select all the desired contacts using the
Shift +
Control keyboard command to highlight multiple contacts.
Go to the
Home tab in Outlook and choose
Mail Merge followed by
Only Selected Contacts . Choose the contact fields you want on the labels or click
All Contact Fields to transfer everything. Choose
New Document and select the type of document.
Mailing Labels is the most obvious selection on the list.
This action triggers a Word document to open, and all the contact information is mapped and ready. You still need to use Word to select the Avery label style, but the process is the same as listed above.
If you are prudent, enter the
Write and
Insert Fields section in Word to double-check the mapping. You can also run a print preview to ensure everything is laid out correctly and ready to print. Otherwise, you are all set and can print out the labels quickly using the Outlook mail merge process.
