O e-mail é uma das ferramentas de comunicação empresarial mais onipresentes nos últimos anos. Os usos do e-mail nos negócios incluem a comunicação com colegas de trabalho e clientes, agendamento de reuniões, envio de notificações automatizadas e compartilhamento de boletins informativos com clientes antigos e novos. Uma das vantagens do e-mail na comunicação empresarial é que é tão onipresente que todos assumem que qualquer pessoa com acesso à Internet pode enviar e receber e-mail. O e-mail também foi usado por alguns golpistas e hackers nos últimos anos, por isso é importante estar atento a mensagens fraudulentas.
Usos de e-mail em escritórios
Um papel importante do e-mail na comunicação empresarial é conectar pessoas dentro da mesma empresa ou organização.
Os e-mails são usados com muita frequência para fazer perguntas aos colegas de trabalho sem precisar perturbá-los com um telefonema ou um toque no ombro. Eles são usados para enviar anúncios e atas de reuniões, distribuir formulários importantes e realizar pesquisas no local de trabalho.
Muitos escritórios têm várias
listas de e-mail internas para as quais as pessoas podem enviar mensagens a fim de levá-las a uma unidade específica da empresa, seja todo mundo trabalhando em recursos humanos que possa precisar ver uma atualização da política de férias ou todo mundo trabalhando em um andar específico que deveria saber que é o aniversário de um colega de trabalho.
O e-mail também é usado com frequência com ferramentas de calendário integradas de provedores como Microsoft e Google para agendar reuniões e outros eventos.
E-mail
anexos são comumente usados como uma forma de compartilhar arquivos, desde documentos do Microsoft Word até amostras de materiais publicitários, como logotipos ou jingles.
As pessoas verificam cada vez mais os
e-mails da empresa em dispositivos pessoais, como smartphones , o que lhes permite manter contato com colegas de trabalho fora do escritório. Isso pode ser positivo e negativo:as pessoas podem trabalhar mais facilmente em casa ou fazer check-in rapidamente durante o trajeto matinal, mas também podem ter menos folgas reais quando não estão no escritório.
Etiqueta de e-mail no local de trabalho
O papel vital do e-mail na comunicação empresarial não surpreende que tenham evoluído regras formais e informais de etiqueta em torno do e-mail.
As pessoas geralmente tentam endereçar e-mails com um
certo grau de profissionalismo , certificando-se de ter uma linha de assunto clara e
concisa que torna os e-mails fáceis de localizar na caixa de entrada e prestando pelo menos alguma atenção à
gramática, ortografia e capitalização . A maioria das pessoas tenta
evitar fazer qualquer tipo de comentário desagradável em e-mails da empresa, incluindo piadas de gosto duvidoso, referências a política e religião ou quaisquer golpes em seus empregadores.
Algumas pessoas também tentam parecer alegres nos e-mails da empresa, já que é difícil determinar o tom olhando apenas para uma mensagem escrita. Isso pode ser feito com o uso de pontos de exclamação ou emoji, embora exagerar possa parecer pouco profissional. Geralmente, convém
seguir o exemplo de outras pessoas em sua organização quando se trata de como redigir e-mails para colegas de trabalho ou clientes.
Muitas organizações têm suas próprias políticas sobre e-mail, como exigir que um formato de assinatura específico seja anexado a cada e-mail enviado. Alguns locais de trabalho têm políticas sobre quando, se é que o e-mail da empresa pode ser usado por motivos pessoais. Muitos também têm políticas sobre quando os e-mails devem ser retidos ou excluídos por questões de segurança.
Mensagens de e-mail automatizadas
Receber mensagens de e-mail automatizadas de organizações com as quais você faz negócios tornou-se comum. Os pontos de venda online enviam notificações de vendas, confirmações de compra e atualizações sobre horários de envio. Jornais e outras organizações de mídia enviam
e-mails automatizados com manchetes e atualizações de matérias .
Há uma variedade de empresas que podem enviar e-mails automatizados para empresas, incluindo e-mails de marketing e aqueles acionados por uma compra, às vezes chamados de
e-mails transacionais . Certas leis regem quando as empresas podem armazenar os endereços de e-mail das pessoas, quando são obrigadas a permitir que as pessoas optem por não receber e-mails e quando podem enviar mensagens de marketing.
Verifique se você está em conformidade com as regras da sua jurisdição e, potencialmente, em locais onde as pessoas para quem você está enviando e-mails trabalham ou residem.
Alguns provedores de e-mail comerciais podem ajudá-lo a gerenciar opt-outs, listas de assinaturas e outras informações. Pesquise ao redor para encontrar um que atenda às suas necessidades a um preço que você gosta.
O mundo dos boletins informativos por e-mail
Envie
boletins informativos por e-mail tornaram-se cada vez mais populares nos últimos anos. Algumas empresas os usam para chegar aos clientes e informá-los sobre vendas, novos produtos ou serviços existentes. Por exemplo, uma empresa de limpeza de piscinas pode enviar um boletim informativo lembrando as pessoas de seus serviços à medida que o verão se aproxima, ou um estúdio de podcast pode enviar boletins informativos por e-mail anunciando uma nova série ou nova temporada de um programa existente.
Em outros casos,
o próprio boletim informativo é o produto . Algumas organizações de mídia e outros grupos tiveram sucesso com boletins informativos pagos que contêm informações que não estão disponíveis em nenhum outro lugar. Alguns deles são criados com plataformas especializadas ou por meio de ferramentas de crowdfunding como o Patreon.
Assim como em outros e-mails comerciais, se você estiver enviando um boletim informativo por e-mail, verifique se tem o consentimento explícito das pessoas para as quais está enviando mensagens e se elas têm
uma maneira fácil de cancelar a inscrição . Você pode convidar as pessoas a se inscreverem em um boletim informativo quando visitam seu site ou quando concluem uma transação, por exemplo. Naturalmente, se você estiver oferecendo um boletim informativo pago, precisará garantir que as pessoas tenham uma maneira fácil de cancelar suas assinaturas e parar de receber cobranças.
Riscos de fraude por e-mail
Fraude por e-mail, geralmente conhecida como
phishing , tornou-se predominante nos últimos anos.
Os golpistas enviam e-mails para pessoas que se passam por instituições confiáveis ou até mesmo colegas de trabalho individuais, tentando enganar os destinatários para enviar dinheiro ou fornecer informações valiosas, como nomes de usuário e senhas. Em alguns casos, esses e-mails são enviados em massa para um grande número de destinatários, mas em outros casos eles são direcionados especificamente para destinatários específicos.
Às vezes, o malware também é distribuído por e-mail, geralmente por meio de anexos ou links para sites obscuros incluídos nas mensagens de e-mail. Em alguns casos, se o arquivo suspeito for aberto, ele infectará o computador do destinatário e usará seu software de e-mail para enviar mais cópias de si mesmo aos contatos do destinatário original.
Para evitar ser vítima de golpes por e-mail,
observe atentamente os endereços de onde as mensagens vêm e certifique-se de que eles realmente combinam com as pessoas ou instituições das quais afirmam ser. Verifique se todos os links no e-mail vão para os sites aos quais eles alegam vincular. Se você receber um e-mail inesperado com um anexo, verifique se é realmente da pessoa de quem ele afirma ser, mesmo que precise ligar ou enviar uma mensagem para essa pessoa para confirmar a identidade.
Muitas empresas têm
software antivírus para verificar e-mails recebidos e enviados em busca de malware, mas ainda é bom estar atento para evitar fraudes.
Alternativas ao e-mail
Em alguns escritórios, o e-mail está sendo cada vez mais
substituído por software de mensagens instantâneas , como o Microsoft Teams ou o Slack. As empresas também estão usando ferramentas de mensagens e software de rede social para conversar com os clientes, geralmente por meio de caixas de bate-papo automatizadas ou links colocados em sites da empresa.
Essas plataformas em tempo real geralmente podem ser mais rápidas e convenientes do que usar e-mail. Muitos também facilitam o compartilhamento de arquivos ou até mesmo a configuração de sessões de videoconferência e voz, algo que não pode ser feito diretamente por e-mail.
Ainda assim, é improvável que essas plataformas substituam totalmente o e-mail em breve.
