Se você administra uma pequena empresa, a folha de pagamento é uma parte cara e demorada das operações. No entanto, graças à tecnologia, você não precisa pagar um serviço de terceiros ou investir em software caro para criar cheques em papel. Você pode imprimir facilmente cheques de folha de pagamento a partir do Excel, mas é essencial ter o papel e a tinta certos para impressão para garantir que seus funcionários possam depositar seus pagamentos.
Verifique o modelo de impressão Excel
O primeiro passo se você deseja imprimir cheques de folha de pagamento do Excel é encontrar um modelo. Você pode encontrá-los facilmente através de uma pesquisa na web. Os modelos básicos fornecidos com o Excel não incluem verificações, mas você pode encontrar modelos úteis para documentação de suporte, como planilhas de horas.
Depois de encontrar e baixar um modelo de impressão de cheques para Excel, você insere informações específicas para o destinatário e o dinheiro que está sendo desembolsado. Você salva o cheque como um PDF, que pode ser impresso e distribuído ao funcionário.
Ter um PDF modelo de impressão de cheques não é suficiente. As instituições financeiras são diligentes na prevenção de fraudes, então você não pode imprimir um cheque em papel comum e passá-lo como oficial. Se possível,
obtenha os requisitos das instituições financeiras que seus funcionários usam para garantir que seus cheques não sejam negados. Estes podem incluir especificações de papel, tamanho e fonte.
Encontrando o papel certo
Depois de usar o modelo de impressão de cheques no Excel e criar os cheques em formato PDF, a próxima etapa é confirmar se o papel e a tinta que você deve usar para os cheques funcionam com a impressora que você já possui. Se não, você precisa comprar uma nova impressora.
Quando você imprime o cheque em uma impressora, ele deve estar em um papel mais pesado do que o usado para impressão diária. Por exemplo,
Bank of America exige que os cheques sejam em papel que tenha as seguintes especificações:
- Dimensões entre 7,75 por 2,75 polegadas e 8,75 por 3,667 polegadas
- Entre 24 lb. e 44 lb. de peso
- O grão do papel é executado horizontalmente.
A boa notícia é que você pode
comprar papel para impressão de cheques que satisfaça a maioria dos requisitos do banco. Visite uma loja de material de escritório local ou compre on-line e verifique se o papel é compatível com o tipo de impressora que você possui.
Encontrando a tinta certa
Você não pode simplesmente executar seus cheques em uma impressora usando cartuchos de tinta padrão. Os bancos exigem
reconhecimento de caracteres de tinta magnética tinta ou toner para cheques. Se você estiver imprimindo em uma impressora a jato de tinta, precisará de tinta MICR, enquanto imprimir seus cheques em uma impressora a laser exige toner MICR.
Se você planeja imprimir cheques de folha de pagamento do Excel, também deve prestar atenção aos requisitos bancários de tinta. Com o Bank of America, você não pode usar o modo duplex para imprimir seus cheques. Se os cheques da folha de pagamento forem frente e verso, o verso deve ser impresso em tinta não MICR. Se você aproveitar os recursos de segurança para evitar adulterações, como marcas d'água ou vazios químicos, verifique se o processo de impressão está em conformidade com os regulamentos dos bancos de destino.
